Mobiele app scant documenten naar clouddiensten

FujitsuHeader2802

ScanSnap Cloud is een gratis scantoepassing van PFU, dochteronderneming van Fujitsu. Met deze dienst kunnen eigenaars van de ScanSnap iX100 en ScanSnap iX500 scanners direct documenten naar populaire clouddiensten uploaden. We hebben ScanSnap Cloud getest in combinatie met de ScanSnap iX100.

 

Inleiding

Steeds meer werknemers gaan mobiel werken, uit eigen beweging of door omstandigheden. Voor vele organisaties is mobiel en vanop afstand werken een noodzaak geworden, waarbij toegang tot kantoorsystemen wordt verschaft en businessprocessen mogelijk worden gemaakt vanop afgelegen locaties.

Het lijdt geen twijfel dat mobiel werken handiger geworden is dan ooit. Het mag dan ook niet verbazen dat 86 % van de bedrijven over een vorm van afstandswerken beschikt. Verbeterde mobiele toestellen, een betere draadloze verbinding, 4G en nieuwe productiviteitssoftware hebben een groot verschil gemaakt om dingen gedaan te krijgen terwijl we niet op kantoor zijn.

Fujitsu documentscanners helpen de kloof te dichten tussen thuis, de gemeenschap en het kantoor door documenten meteen te digitaliseren en te verdelen naar een bedrijfsproces, workflow of samenwerkingstool.

 

ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud is een gratis dienst die gescande documenten automatisch uploadt naar clouddiensten als Box, Dropbox, Evernote, Expensify, Google Drive, Google Photos, Microsoft OneDrive en Shoeboxed.

De clouddienst werkt met mobiele apps voor Android, iOS, Mac OS en Windows en de PFU ScanSnap iX500 en eerder geteste ScanSnap iX100.

De iX100 is een compacte, draagbare scanner met ingebouwde 720 mAh Lithium-ion batterij die je zowel via usb als via wifi kunt gebruiken. Deze kleine scanner scant een A4 kleurendocument aan 200 of 300 dpi in slechts 5,2 seconden . De maximale scanresolutie bedraagt 1200 dpi. Scannen in 400 en 600 dpi is eveneens mogelijk. Een document scannen aan 600 dpi duurt 20s per pagina. Scans kunnen zowel in kleur, grijswaarden als zwartwit gebeuren.

De ScanSnap iX100 (en iX500) worden geleverd met een waaier aan Windows- en Mac OS-software. De ScanSnap Cloud is echter nieuw en vindt u op het webadres http://www.scansnapcloud.com/emea.

Daar of in de betrokken app-winkels kunt u de bijbehorende mobiele app voor Android en iOS of kleine toepassing voor Mac OS en Windows downloaden.

 

Installatie

De Android app is maar 33 MB groot en de Windows-toepassing zelfs maar 30 MB. Zodra u deze ze start, dient u een account te creëren als u dit nog niet eerder deed of anders dient u uw inloggegevens in te vullen. Wanneer u voor het eerst uw account aanmaakt, kiest u het type scanner dat u bezit (iX500 of iX100) en zorgt u dat die is aangesloten. ScanSnap Manager mag niet actief zijn.

Mogelijk wordt nu de firmware van uw scanner bijgewerkt zodat die compatibel is met de nieuwe functie. Wacht tot de update volledig gedaan is en de scannerknop opnieuw blauw in plaats van oranje brandt.

Daarna wordt de connectie met de scanner gecontroleerd en pas als die in orde is kunt u eindelijk uw account creëren. U dient alleen een e-mailadres, wachtwoord en via e-mail toegezonden confirmatiecode van vier cijfers in te vullen.

Klik op “Start Configuration” om de clouddiensten te configureren. ScanSnap cloud sorteert de gescande beelden automatisch in vier soorten: documenten, visitekaartjes, ontvangstbewijzen en foto’s. Voor elk type kunt u een clouddienst configureren. Ook de zakelijke versies van clouddiensten zoals Dropbox of OneDrive worden daarbij ondersteund.

U moet zich uiteraard nog bij elke geselecteerde clouddienst aanmelden en indien van toepassing de toestemmingsprocedure voor die dienst doorlopen, alsook eventuele toegangsmachtigingen goedkeuren.

Het is uiteraard perfect mogelijk om dezelfde clouddienst voor verschillende types van documenten te gebruiken. Documenten worden bewaard in de ScanSnap-folder, die eventueel nog onderverdeeld wordt in mappen volgens het type van document (“Cards”, “Photos”, “Receipts”).

Nadat u uw instellingen bewaard hebt, kunt u beginnen scannen. Dit kan zonder dat een computer via usb of wifi met de scanner verbonden is. De scanknop en wifi-led branden dan paars in plaats van blauw.

Achteraf kunt u nog allerlei instellingen wijzigen via de toepassing of app. U kunt bijvoorbeeld voor elk type document de resolutie aanpassen, of het bestandsformaat, of de mate van compressie, of de manier waarop automatisch bestandsnamen worden gegeven, etc. U kunt de documenten ook direct in de app openen. Ze worden dan praktisch gezien via de gekozen clouddienst geopend.

 

Praktijk

Na configuratie kunt u uw scanner zonder computer gebruiken, op voorwaarde dat de scanknop en wifi-led paars branden. Steek gewoon een document in de feeder en druk op de knop om het document naar de cloud te scannen.

U kunt meerdere documenten achter elkaar naar hetzelfde bestand scannen zolang de scanknop blauw knippert. Zodra u klaar bent, drukt u opnieuw op de scanknop, die dan opnieuw paars knippert om aan te geven dat het document bewaard is en dat u een volgend document (en reeks) kunt scannen.

Voordat ScanSnap Cloud de gescande bestanden naar de geselecteerde clouddiensten verstuurt, optimaliseert het de gescande afbeeldingen via automatische afmetings- en kleurdetectie, paginarotatie en verwijdering van lege pagina’s.

De bestanden krijgen automatisch een naam gebaseerd op afgeleide trefwoorden en datums. Ook het bestandsformaat wordt automatisch gekozen, bijvoorbeeld pdf voor documenten.

ScanSnap werkt via de Azure-servers van Microsoft en gebruikt ook die beveiliging. De servers bevinden zich binnen de Europese Unie, waardoor de EU-wetten inzake data-beveiliging en -privacy gelden.

Via een ScanSnap Cloud SDK (Software Development Kit) kunnen lokale bedrijven hun clouddiensten geschikt maken voor de PFU ScanSnap Cloud.

 

Voorbeelden

Scan businesscards rechtstreeks naar een databasepakket, scan bonnen naar uw uitgavensysteem met ScanSnap Receipt, synchroniseer gescande data automatisch met meerdere platformen met ScanSnap Sync voor onmiddellijke samenwerking. Scan altijd en overal met Fujitsu ScanSnap scanners, verhoog uw productiviteit en bespaar zo tijd en geld.

 

Conclusie

De Fujitsu PFU ScanScnap iX100, die intussen 249 euro kost, vonden we al een erg handige en krachtige mobiele scanner, maar met de nieuwe cloudfunctie wordt hij nog handiger.

 

Afbeeldingsresultaat voor pfuAfbeeldingsresultaat voor fujitsu

Please follow and like us:

Enjoy this blog? Please spread the word :)